Todo negocio o trabajo implica compromiso y responsabilidad si buscamos tener éxito, sin embargo, hay algunos giros o industrias, que además de esos dos factores que mencionamos, existen una serie de "básicos" o "detalles" que juegan un papel muy importante como lo es en la organización de un evento. Desde el proceso de producción hasta el desarrollo y conclusión, implican una serie de actividades por decirle de alguna manera "extracurriculares" mismos que ahora queremos compartir con ustedes y son básicamente tips que hay que considerar además de toda la logística y que hemos descubierto a través de nuestras experiencias:
- Empezamos por conocer bien a tus clientes: más allá de la entrevista cara a cara es necesario casi, casi hacerla de psicólogos para entender personalidades y gustos, recordemos que estaremos en constante contacto y para cada cliente su evento es un suceso muy importante y en algunas ocasiones suele crear stress.
- Una vez que se tiene confirmado el proyecto, definimos tipo de evento, lugar, horario, número de invitados para poder empezar con los trabajos de producción.
- Se define el lugar y entonces lo primero que se hace es el scouting para tener claridad sobre las condiciones y con base en ello, hacer la propuesta de diseño y ambientación.
- Básicos en un scouting:
- Medidas tanto diámetro como altura
- Capacidad para definir numero de invitados
- Baños, áreas de anclaje, si se va a proponer la instalación de telares o de lo contrario considerar espacios para ello,es
- Área de cocina
- Baños que tengan la capacidad para el número de invitados o de lo contrario se contratan portátiles
- Instalaciones eléctricas
- iluminación para día y noche
- Estacionamiento para invitados
- Accesos al lugar (mapa google)
- Red wifi
- Si ya tienes el lugar entonces estás listo para echar andar la imaginación y proponer el tipo de diseño y ambientación, esta se propone considerando el gusto del cliente y el tipo de evento, ya sea: boda, fiestas infantiles, de XV años, cumpleaños, aniversarios, compromisos, primeras comuniones, baby shower, despedidas de soltera, openings, etc. debemos considerar desde el montaje y decoración de las mesas que suelen convertirse en un hot spot (ancla visual), pista de baile, backdrops, luces, telares, etc. Siempre hay que buscar balance visual y no poner a competir elementos, siempre debe haber congruencia en colores y elementos.
- El catering, es decir el tipo de alimentos que ofrecerá es otro tema muy importante para el éxito de un evento y tenemos una gran gama; la elección es con base en el tipo de evento y número de invitados. Pueden ser banquetes de cuatro, tres o dos tiempos, barras tipo buffet o bocadillos o canapés charoleados; las candy bar son una muy buena opción para muchos eventos y son un gran hot spot, los carritos de shots o cocktelería con elementos que le dan un buen toque a una fiesta.
- La música juega un papel muy importante y deberá considerarse desde desde la llegada de los invitados como la hora de la comida y el baile, ya sea con música en vivo o DJ.
- Cuando se hagan eventos en “Ballroom o salón de eventos sociales” es importante vestir con detalles que cambien el concepto original.
- Como organizador o coordinador siempre es necesario contar con el kit básico de emergencias que contiene todo aquello que pueda ser útil tanto a la hora del montaje como del desarrollo del evento, por ejemplo: tijeras, diurex, botiquín, ligas, bolsas, listones, hilos, cinta métrica o flexómetro, paños, agua, datos de wifi, etc, etc 🙂
Todo lo anterior son sólo algunos tips que les compartimos pero sin duda cada evento tiene sus particularidades y se convierten en una experiencia única que nos hace enriquecer nuestros conocimientos y nuestras habilidades para lograr el éxito y las sonrisas de satisfacción. En #CasaSM nos comprometemos para que nuestros clientes sean felices y disfruten tanto el proceso como la conclusión 🙂
